Por Glen Santamaria
Conseguiste un cliente en Estados Unidos. Buenísimo. Ahora llega ese mensaje que puede desarmarte un poco: “Necesito tu W-9 o W-8 antes de procesar el pago.”
Y ahí arranca la duda existencial de todo freelancer LATAM: ¿qué formulario tengo que completar?
Vamos por partes.
Si facturás como persona física desde LATAM
Si trabajás desde tu país y facturás a un cliente estadounidense como persona física, normalmente el formulario que te van a pedir es el Form W-8BEN.
¿Para qué sirve?
Básicamente, para certificar frente a tu cliente que sos una persona extranjera a efectos fiscales de EE.UU.
Y acá hay una aclaración importante: que tu cliente esté en Estados Unidos no significa automáticamente que tengas que pagar un 30% de impuestos allá.
En servicios, una de las claves para determinar si el ingreso es de fuente estadounidense es dónde realizás físicamente el trabajo. Si sos un freelancer que vive y trabaja desde LATAM, el análisis es diferente al de alguien que viaja a Estados Unidos y presta el servicio desde allí.
Por eso, el W-8BEN es una pieza importante para que tu cliente pueda documentar correctamente tu condición de extranjero.
¿Y si facturás a través de una LLC?
Acá aparece una confusión bastante común: tener una LLC en Estados Unidos no significa que siempre tengas que presentar el mismo formulario.
Depende de cómo esté clasificada fiscalmente.
Si tenés una Multi-Member LLC tratada como partnership, la LLC normalmente entrega a su cliente un Form W-9, utilizando el EIN de la compañía.
En cambio, si tenés una Single-Member LLC tratada como disregarded entity cuyo único dueño es una persona extranjera, el IRS generalmente mira al propietario de la LLC para estos fines.
Por ejemplo, si sos una persona física no residente en Estados Unidos y sos el único dueño de la LLC, normalmente vas a documentar tu condición de extranjero mediante un Form W-8BEN, identificando también a la LLC cuando corresponda.
¿Conclusión?
LLC no es sinónimo automático de W-9.
El formulario correcto depende de la estructura de la LLC, su clasificación fiscal y quién sea su propietario.
¿Y el W-8BEN-E?
Otro clásico que genera confusión.
El W-8BEN-E está pensado para entidades extranjeras, no simplemente para cualquier persona que facture “a través de una empresa”.
Por eso, no deberías elegir entre W-8BEN, W-8BEN-E o W-9 solamente mirando si facturás como individuo o como empresa. Primero hay que entender qué tipo de entidad tenés y cómo está tratada fiscalmente en Estados Unidos.
Ahora sí: el invoice
Más allá del formulario fiscal, hay algo igual de importante: cómo armás la factura.
Un buen invoice para un cliente de Estados Unidos debería incluir, como mínimo:
- tu nombre o razón social;
- dirección;
- número y fecha del invoice;
- datos del cliente;
- descripción del servicio prestado;
- monto y moneda;
- condiciones de pago; y
- los datos necesarios para realizar el pago.
No hace falta diseñar una obra de arte en PDF. Pero sí conviene que tus invoices sean claros, profesionales y consistentes mes a mes.
Y, sobre todo, guardalos.
Una carpeta organizada por año, cliente y mes puede parecer una obsesión administrativa hasta el día en que un banco, una fintech, un contador o incluso un cliente te pide demostrar de dónde vienen determinados ingresos.
Ese día nos vas a agradecer el TOC documental. 🤓
¿Persona física o LLC?
Si empezaste con un cliente y emitís alguna factura esporádica, probablemente nunca te hayas planteado armar una estructura en Estados Unidos.
Pero cuando empezás a trabajar de manera recurrente con clientes internacionales, cobrar varios miles de dólares por mes o sumar nuevos clientes, puede tener sentido evaluar una LLC.
No porque una LLC haga desaparecer tus impuestos —spoiler: no lo hace— sino porque puede ayudarte a separar y profesionalizar la operación de tu negocio, facturar bajo una compañía y acceder a herramientas financieras y de cobro pensadas para operar internacionalmente.
Eso sí: abrir una LLC también trae obligaciones administrativas y fiscales. Por eso, la pregunta no debería ser simplemente “¿puedo abrir una LLC?”, sino “¿tiene sentido para la forma en la que trabajo y cobro?”
Y esa respuesta depende de cada caso.